星期三, 2月 28, 2024

8 个冷门但非常实用的EXCEL透视表技能

透视表是 Excel 中最常用的功能之一,无论是懵懂的新人,还是大神级的高手,都会用到它。常规的功能大家都很熟悉了,但有一些 冷门但非常实用 的功能却很少有人知道,以下我总结了 8 个,看看你会用几个?

01 用透视表实现并列排名

店铺销售排名,商品库存排名,员工工资排名…… 需要排名的场景太多了,你当然可以使用 rank 函数在工作表中进行排名,但是名次并列时怎么办?

如果再用函数实现就稍麻烦了,而其实透视表就能实现并列排名!你只需要点几下鼠标就能搞定了!具体操作如下:

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02 累计求和 / 累计占比

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当我们在统计追踪日销售额,或日新增会员数等指标时,经常会需要进行累计求和;在做二八分析、ABC 分析时,也要用到累计占比。要实现这些统计,其实在透视表中也只是点几下鼠标的事情,简直不要太爽了!

具体操作如下:

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03 同比 / 环比

同比、环比是常用的数据对比方式,是报表中必须的指标!但非常可惜,很多同学生成透视表后,都是在旁边自己手写公式去计算的,一旦透视表的行数发生改变后,就还需要手动再调整,非常麻烦!

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透视表中有一个 差异百分比 的功能,对 日期间的差异计算 尤其方便,它支持和 上一个 进行差异对比,当你有多年数据都要算同比时,就可以完全自动化了!

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04 延迟更新

我们知道每拖拽一次字段到透视表中,透视表就会 实时更新 一次。假设我们现在要构建一个报表,是需要 3 个行字段,4 个指标,那么你共要拖拽 7 次字段,这样透视表就会刷新 7 次。如果数据源比较大时,每次刷新的时间就会比较长,浪费时间。

所以【延迟更新】这个功能,就是让你可以拖动 7 次后,再手动去更新一次报表即可,提高效率!

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05 更新时列宽自动变化

当我们要刷新透视表的数据源时,透视表的 列宽 默认是会自动做一次 自适应 的调整。这个特点往往不是我们要的,为了布局上的考虑,我们一般都是手工去调整列宽的。

所以我们需要禁用透视表的默认设置,防止在刷新数据时再自动调整列宽。

8 个冷门但非常实用的EXCEL透视表技能

在“数据透视表选项” 窗口中“布局和格式” 选项卡下,取消选中“更新时自动调整列宽” ,这样就设置好了。

06 关闭 GETPIVOTDATA

有些情况下,可能你需要手工在透视表外部写公式,当你尝试引用透视表中的单元格时,Excel 将会为自动帮你创建 GETPIVOTDATA 公式 。但对于大多数使用场景来说,你可能只是想要一个简单的类似 A1 这样的单元格引用效果,这时 GETPIVOTDATA 就很烦人了!

除了手工输入单元格地址,还有没有其他办法呢?

当然,我们可以 禁用 某个透视表的 生成 GETPIVOTDATA 功能!

先把光标放在透视表中任意一个单元格,然后在顶部的 Excel 功能区中,切换至透视表分析选项卡,然后左上角有个【选项】旁边的小箭头:

8 个冷门但非常实用的EXCEL透视表技能

取消勾选 生成 GetPivotData,就可以让你自由地引用透视表中的单元格了。

07 不显示值的详细数据

当我们要去看透视表中某个值背后的数据记录时,可以通过双击某个值,或者右键鼠标来 显示详细信息

8 个冷门但非常实用的EXCEL透视表技能

但有时候我们并不需要这个功能,因为在讲解报表的时候,会有 习惯性双击动作,这样又导致了 弹出 新工作表来显示数据源,会 打断 我们原来的行为,体验 非常不好!

所以,赶紧来看看怎么可以禁用某透视表的 显示详细信息 的功能:

8 个冷门但非常实用的EXCEL透视表技能

在“数据透视表选项” 菜单中,转到“数据” 选项卡,然后 取消勾选启用显示详细信息” 就能禁用此功能。

08 重组字段列表窗口

字段列表窗口,是透视表中的常用工具,我们经常要用它来拖拽字段去更新透视表。默认的布局样式是下图中的效果,但当候选字段很多的时候,使用就不方便了。

8 个冷门但非常实用的EXCEL透视表技能

其实你可以调整它的布局,默认是第一种:

8 个冷门但非常实用的EXCEL透视表技能

第二种其实也很好用,尤其是字段很多的时候:

8 个冷门但非常实用的EXCEL透视表技能

透视表是 Excel 探索数据最高效的功能,熟练去使用透视表当然就是我们的基本技能了,希望能本文能助你 get 到一些有用的技能!

来源:数据化管理

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